CÁCH TỪ BỎ THÓI QUEN “LÃNG PHÍ” KHI MUA VĂN PHÒNG PHẨM

Thói quen “lãng phí” khi mua văn phòng phẩm của con người không những gây tốn kém mà còn không sử dụng đến. Bởi vậy, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tránh được sự lãng phí khi mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, công ty. 

Thói quen không dự trù tính toán đặt hàng từ trước, khi cần mới gọi điện tới nhà cửa hàng văn phòng phẩm đặt mua, dễ gặp phải các trường hợp như: hết mặt hàng cần mua, người bán hàng đang bận hay lượng khách đặt hàng mua quá nhiều khiến việc giao hàng bị chậm trễ. Điều này khiến bạn rơi vào tình trạng “bị động” và ảnh hưởng rất nhiều đến công việc của các phòng ban.

Tránh lãng phí khi mua văn phòng phẩm

Một trường hợp nữa có thể gặp, đó là: việc đặt mua văn phòng phẩm với số lượng ít, nhỏ lẻ, khiến người bán đắn đo, hoặc ép bạn mua với mức giá cao hơn nhiều so với việc bạn đặt mua một lần với số lượng lớn. 

Hay mặt hàng bạn cần dùng gấp lại bán hết, lúc này việc tìm nhà cung cấp khác chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn. Bởi vậy, việc dự trù, tính toán, lên danh sách những mặt hàng cần mua, kiểm soát được số lượng dùng văn phòng phẩm là rất cần thiết, sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối trên rất nhiều đó.

Bạn có thể học hỏi kinh nghiệm của những người có kinh nghiệm mua sắm như:

- Sản phẩm nào dùng thường xuyên, liên tục hoặc sản phẩm đó đang được khuyến mại, bạn nên mua dự trữ trước như: giấy, bút,…giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mua sắm. 

- Nên lên kế hoạch trước một tuần hoặc một tháng trước khi mua sắm để không rơi vào tình trạng “bị động” cũng như tiết kiệm được chi phí. 

- Mua những sản phẩm “thật sự cấp thiết và phù hợp với túi tiền” .

- Chọn mua văn phòng phẩm chất lượng.

- Phân loại văn phòng phẩm thành nhiều nhóm khác nhau, như: văn phòng phẩm dùng một lần, văn phòng phẩm dùng ngắn hạn, văn phòng phẩm dùng dài hạn, văn phòng phẩm dùng làm quà tặng,… 

+ Văn phòng phẩm dùng 1 lần (giấy nhớ, kẹp giấy, ghim giấy,…): đối với loại này bạn không cần thiết phải chọn sản phẩm quá đắt tiền, vì những sản phẩm này không đòi hỏi độ bền cao và chu kỳ sử dụng ngắn hạn, có thể bỏ đi sau một lần sử dụng. 

+ Văn phòng phẩm dùng ngắn hạn (bút viết, giấy photo, giấy in,…): Tùy theo nhu cầu sử dụng, không nhất thiết phải chọn sản phẩm cao cấp, trừ các loại giấy tờ, chứng từ quan trọng phải dùng giấy in tốt, còn lại có thể dùng giấy in loại trung bình để cắt giảm chi phí,… 

+ Văn phòng phẩm dùng dài hạn (folder lưu trữ, máy tính casio chuyên dụng, thiết bị máy móc,…): bạn nên quan tâm đến chất lượng sản phẩm. Không nên ham rẻ mà mua phải sản phẩm kém chất lượng, làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. 

+ Văn phòng phẩm quà tặng: bạn nên chú ý đến thương hiệu, mẫu mã, chất lượng để nâng cao hình ảnh công ty; thông qua sản phẩm quà tặng cho đối tác, bạn hàng thấy sự chuyên nghiệp, nhiệt tình của công ty.

Trong đó việc tập cho mình cách quản lý văn phòng phẩm tốt nhất cũng sẽ mang đến lợi ích không ngờ, từ bỏ thói quen mua sắm văn phòng phẩm “lãng phí” sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức của bạn, đảm bảo công việc hoạt động trơn tru, hiệu quả hơn rất nhiều.