Thói
quen “lãng phí” khi mua văn phòng phẩm của con người không những
gây tốn kém mà còn không sử dụng đến. Bởi vậy, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn
tránh được sự lãng phí khi mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, công ty.
Thói quen không dự trù tính toán đặt hàng từ
trước, khi cần mới gọi điện tới nhà cửa hàng văn phòng phẩm đặt mua, dễ gặp phải
các trường hợp như: hết mặt hàng cần mua, người bán hàng đang bận hay lượng
khách đặt hàng mua quá nhiều khiến việc giao hàng bị chậm trễ. Điều này khiến
bạn rơi vào tình trạng “bị động” và ảnh hưởng rất nhiều đến công việc
của các phòng ban.
Tránh lãng phí khi mua văn phòng phẩm
Một
trường hợp nữa có thể gặp, đó là: việc đặt mua văn phòng phẩm với số lượng ít,
nhỏ lẻ, khiến người bán đắn đo, hoặc ép bạn mua với mức giá cao hơn nhiều so
với việc bạn đặt mua một lần với số lượng lớn.
Hay mặt hàng bạn cần dùng gấp lại bán hết, lúc
này việc tìm nhà cung cấp khác chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn. Bởi vậy, việc
dự trù, tính toán, lên danh sách những mặt hàng cần mua, kiểm soát được số
lượng dùng văn phòng phẩm là rất cần thiết, sẽ giúp bạn tránh được những rắc
rối trên rất nhiều đó.
Bạn có thể học hỏi kinh nghiệm của những
người có kinh nghiệm mua sắm như:
- Sản phẩm nào dùng thường xuyên, liên tục hoặc
sản phẩm đó đang được khuyến mại, bạn nên mua dự trữ trước như: giấy, bút,…giúp
tiết kiệm chi phí, thời gian mua sắm.
- Nên lên kế hoạch trước một tuần hoặc một tháng
trước khi mua sắm để không rơi vào tình trạng “bị động” cũng như tiết kiệm được
chi phí.
- Mua những sản phẩm “thật sự cấp thiết và
phù hợp với túi tiền” .
- Chọn mua văn phòng phẩm chất lượng.
- Phân loại văn phòng phẩm thành nhiều nhóm khác
nhau, như: văn phòng phẩm dùng một lần, văn phòng phẩm dùng ngắn hạn, văn phòng
phẩm dùng dài hạn, văn phòng phẩm dùng làm quà tặng,…
+ Văn phòng phẩm dùng 1 lần (giấy nhớ, kẹp giấy,
ghim giấy,…): đối với loại này bạn không cần thiết phải chọn sản phẩm quá đắt
tiền, vì những sản phẩm này không đòi hỏi độ bền cao và chu kỳ sử dụng ngắn
hạn, có thể bỏ đi sau một lần sử dụng.
+ Văn phòng phẩm dùng ngắn hạn (bút viết, giấy
photo, giấy in,…): Tùy theo nhu cầu sử dụng, không nhất thiết phải chọn sản
phẩm cao cấp, trừ các loại giấy tờ, chứng từ quan trọng phải dùng giấy in tốt,
còn lại có thể dùng giấy in loại trung bình để cắt giảm chi phí,…
+ Văn phòng phẩm dùng dài hạn (folder lưu trữ,
máy tính casio chuyên dụng, thiết bị máy móc,…): bạn nên quan tâm đến chất
lượng sản phẩm. Không nên ham rẻ mà mua phải sản phẩm kém chất lượng, làm ảnh
hưởng đến hiệu suất làm việc.
+ Văn phòng phẩm quà tặng: bạn nên chú ý đến
thương hiệu, mẫu mã, chất lượng để nâng cao hình ảnh công ty; thông qua sản
phẩm quà tặng cho đối tác, bạn hàng thấy sự chuyên nghiệp, nhiệt tình của công
ty.
Trong đó việc tập cho mình cách quản lý văn phòng phẩm tốt nhất cũng sẽ mang đến
lợi ích không ngờ, từ bỏ thói quen mua sắm văn phòng phẩm “lãng phí” sẽ
giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức của bạn, đảm bảo công việc hoạt
động trơn tru, hiệu quả hơn rất nhiều.
